Tietosuojaseloste

Bibliotekenes IT-senter AS kerää ja käsittelee henkilötietoja niiden kirjastojen puolesta, jotka käyttävät Mikromarc-kirjastojärjestelmää. Henkilötietoja säilytetään, jotta kirjastot voivat hallinnoida kirjojen ja muun aineiston lainoja asiakkailleen sekä muita palveluita. Kerättävät tiedot ovat pääasiassa osoitetietoja, yleiskuva lainoista ja varatusta aineistosta, sekä yleiskuva mahdollisista kirjaston perimistä maksuista. Verkkopalvelumme käyttävät evästeitä kirjautumistietojen muistamiseen sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Voit pyytää itsestäsi säilytettyjä henkilötietoja tarkasteltavaksi sekä vaatia niiden korjaamista tai poistamista. Ota tarvittaessa yhteyttä kirjastoosi, joka vastaa tietojen tallentamisesta.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Yksittäiset kirjastot ovat rekisterinpitäjinä vastuussa asiakkaista tallentamistaan henkilötiedoista. Bibliotekenes IT-senterin toimitusjohtaja vastaa henkilötietojen käsittelystä Mikromarcissa.

Henkilötietojen säilyttämisen tarkoitus

Henkilötietoja säilytetään, jotta kirjastot voivat hallinnoida kirjojen ja muun aineiston lainoja asiakkailleen sekä muita palveluita.

Kerättävät henkilötiedot

Mikromarc säilyttää kirjastojen lainaajista seuraavia henkilötietoja:
  • Nimi
  • Osoite
  • Mahd. tilapäinen osoite
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Valinnat viesteistä s-postitse, tekstiviestitse tai kirjeitse
  • Asiakasryhmä (lapsi, aikuinen jne.)
  • Ensisijainen kieli
  • Viivakoodi
  • PIN-koodi/salasana
  • Kotikirjasto
  • Tieto siitä, onko kansallinen kirjastokortti liitetty Norjan kansalliseen lainaajarekisteriin
  • Sosiaaliturvatunnus (mikäli kansallinen kirjastokortti on liitetty kansalliseen lainaajarekisteriin tai asiakas hyväksyy sen)
  • Luokka (mikäli asiakas on oppilas)
  • Tietoa huollettavasta (mikäli kirjasto ja asiakas niin toivoo)
  • Tietoa huoltajista (mikäli kirjasto ja asiakas niin toivoo)
  • Tieto mahdollisesta lainauskiellosta, kiellon syy ja päivämäärä
  • Kansallisen kirjastokortin viimeinen voimassaolopäivä
  • Asiakkaan kuva (vain joissakin kirjastoissa)
  • Viesti asiakkaalle
  • Sisäinen muistio asiakkaasta (kiinnostuksen kohteet yms.)
  • Tietoa mahdollisesta sopimuksesta, joka koskee pääsyä kirjastoon varsinaisten aukioloaikojen ulkopuolella
  • Tämänhetkiset lainat
  • Vanhat lainat (Norjassa) enintään 14 päivää palautuksen jälkeen, Suomessa kirjastojen käytäntöjen mukaan (niteen lainaushistoria), pidempään asiakkaan kanssa tehdyn yksilöllisen sopimuksen mukaan (lainaushistoria)
  • Lainausviestit (muistutukset, korvausvaatimukset, varausten noutoilmoitukset)
  • Tämänhetkiset varaukset
  • Tämänhetkiset kaukolainavaraukset
  • Uusien aikakauslehtien jatkuvat tilaukset
  • Verkkosivuston käyttö (verkkosivuston historiikki tyhjennetään viikoittain)
  • Evästeet

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan tietokoneellesi verkkosivustoilla käydessäsi. Mikromarc käyttää evästeitä seuraavissa palveluissa:
  • Mikromarc Websøk
  • Mikromarc Mobilweb
  • Mikromarc+
Evästeitä käytetään käyttäjäkokemuksen parantamiseen, muun muassa kirjautumistietojen muistamiseen. Bibliotekenes IT-senter ei kerää evästeitä yleiseen tilastointiin emmekä sen vuoksi voi jäljittää Mikromarcin käyttäjätietojasi.

Evästeitä on kahdenlaisia: Ensimmäinen evästetyyppi on käyttäjän tietokoneelle tallennettava tiedosto. Siihen tallentuu yleensä käyttäjän valinnat ja asetukset istunnosta toiseen. Toiset evästeet ovat väliaikaisia tiedostoja, jotka tallennetaan vain aktiivisen käytön ajaksi ja poistetaan verkkoselaimen sulkemisen yhteydessä. Käyttäjästä ei säilytetä mitään henkilökohtaisia tietoja. Mikromarc-järjestelmässä käytetään molempia evästetyyppejä käyttäjän kielivalinnan tallentamiseen ja tietoturvahyökkäysten varalta.

Tiedon kerääminen ja säilyttäminen on sallittua vain, jos käyttäjälle on tiedotettu siitä ja hän on hyväksynyt tiedon säilyttämisen, sen käyttötarkoituksen ja käyttötavan. Mikromarc-järjestelmää käyttämällä hyväksyt, että evästeitä tallennetaan tietokoneellesi, koska useimmat verkkoselaimet hyväksyvät automaattisesti niiden tallentamisen.

Mikäli et hyväksy evästeiden käyttöä, niiden käytön voi estää verkkoselaimen asetuksissa. Mikromarcissa evästeitä käytetään kuitenkin sovelluksen toiminnan varmistamiseen, joten jos et hyväksy evästeiden käyttöä, suuri osa verkkosivustosta ei toimi sen seurauksena. Tämän vuoksi evästeiden hylkäämistä ei suositella.

Oikeus henkilötietojen säilyttämiseen

Henkilötietojen käsittelyn perusperiaate on kirjattu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6 kohtaan 1a): ”Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten”. Henkilön tulee saada tietoa henkilötietojen säilyttämisestä ja antaa suostumuksensa lainaajaksi rekisteröitymisen yhteydessä.

Joiltakin osin tietojen säilyttämisessä noudatetaan myös tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohtaa 1c): ”Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi”. Kirjastojen tehtävänä on kerätä tilastotietoja kirjaston käyttäjistä. Tilastoista ei voi jäljittää käyttäjäkohtaisia tietoja ja tilastot toimitetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Henkilötietojen tarkastelu ja poistaminen

Voit pyytää itsestäsi säilytettyjä henkilötietoja tarkasteltavaksi sekä vaatia niiden korjaamista tai poistamista kuukauden kuluessa. On syytä ottaa huomioon, että tietyt tiedot ovat välttämättömiä, jotta voit olla kirjaston lainaaja. Verkkokirjaston ja mobiilin verkkokirjaston Omilta sivuilta näet lähes kaikki kirjastojärjestelmään sinusta tallennetut tiedot. Ota yhteyttä kirjastoosi, mikäli haluat tarkastella tarkemmin henkilötietojasi ja toivot niiden poistamista.

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö Bibliotekenes IT-senterissä

Bibliotekenes IT-senter AS ja sen tytäryhtiöt Bibliotekscentrum AB ja Open Library Solutions Finland Oy toimivat Suomen, Ruotsin ja Norjan kirjastojen henkilötietojen käsittelijöinä.

Järjestelmän kehittämistä, tietosuojaa ja ylläpitoa koskeviin kysymyksiin vastaa Bibliotekenes IT-senterin turvallisuusvastaava ja tietosuoja-asiantuntija Jonny Karlsen (s-posti: jonny.karlsen@bibits.no, puh. +47 22 08 98 00).